Dokumentverteiler

Allgemein

Mit dem Dokumentverteiler können Sie auf einfache Weise Dokumente an eine definierte Grup­pe von Empfängern versenden. Dies geschieht entweder per E-Mail, Fax oder am Postweg. Au­ßer­dem wird jedes Versenden in einer Historie mitgeschrieben, um den Versand nachweisen zu können.

Der Dokumentenverteiler ist in den Modulen Ausschreibung, Geschäftsfall und Protokolle inte­griert. Sie können darauf nicht über das Haupt- oder Objektmenü zugreifen, sondern tun dies über das jeweilige Modul, in dem Sie Dokumente verteilen möchten. In den Geschäftsfällen und Proto­kol­len finden Sie dazu in den jeweiligen Detaildialogen eine Schaltfläche verteilen, in der Aus­schrei­bung heißt die Schaltfläche Dokumentverteiler.

Zugriff zum Dokumentverteiler

Erstellen eines Dokumentverteilers

Ausschreibung

In jeder Ausschreibung können Sie mehrere Dokumentverteiler erstellen, mit denen Sie die in der Ausschreibung hinterlegten Firmen anschreiben können.

Klicken Sie dazu in der Ausschreibung auf die Schaltfläche Dokumentverteiler, wodurch die Liste der Dokumentverteiler geöffnet wird (siehe Dokumentenverteilerliste). Wenn Sie dort einen neuen Dokument­vertei­ler erstellen, können Sie außerdem wählen, ob alle Kreditoren (Auswahl Nein) oder nur die über­nom­men werden sollen, die in der Ausschreibung den Zuschlag für einen Auftrag bekommen ha­ben (Auswahl Ja). Letztere sind alle die Kreditoren, die in der zweiten Lasche der Ausschreibung ein grünes Häkchen in der Spalte „Auftrag“ haben. Weiterhin werden die Verknüpfung zur Aus­schrei­bung und deren Name als Name für den Dokumentverteiler übernommen.

Geschäftsfall

Um in einem Geschäftsfall einen Verteiler zu erstellen, müssen Sie in die Lasche Arbeitsschritte des Geschäftsfalls wechseln und dort in einem Schritt einen Dokumentverteiler anlegen oder zuwei­sen. Klicken Sie dazu zunächst auf Hinzufügen und wählen Sie dann, ob Sie einen bestehenden Verteiler zuweisen oder einen neuen Verteiler anlegen möchten.

Im ersten Fall wird die Liste aller Dokumentverteiler geöffnet (siehe Dokumentenverteilerliste) und Sie können den ge­wünschten Dokumentverteiler per Doppelklick auswählen. Wollen Sie stattdessen lieber einen neu­en Dokumentverteiler anlegen, klicken Sie auf anlegen und geben Sie alle nötigen Daten im De­taildialog ein (siehe Dokumentenverteiler - Detaildialog).

Protokoll

Zu einem Protokoll können Sie den Verteiler in der Lasche Verteiler / Teilnehmer erstellen. Dieser wird außerdem für die Teilnahme an Sitzungen verwendet.

Um einen Verteiler zu erstellen bzw. Firmen und Personen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schalt­fläche bearbeiten. Dann wird der Verteilerdialog geöffnet (siehe Dokumentenverteiler - Detaildialog).

Dokumentverteilerliste

Die Dokumentverteilerliste steht im Modul Ausschreibung zur Verfügung. Sie können also pro Aus­schrei­bung mehrere Dokumentverteiler anlegen. Laden Sie die Liste zunächst durch Klick auf Alle oder geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf Suchen.

Im unteren Bereich können Sie mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche einen neuen Verteiler anlegen, die Details eines bestehenden Verteilers bearbeiten oder einen Verteiler löschen.

Dokumentverteiler – Detaildialog

Register Stammdaten

In der ersten Lasche dieses Dialogs können Sie die Grunddaten für den Verteiler editieren. Die Num­mer wird automatisch vom System vergeben. Daneben können Sie einen Namen wählen und eine Ersatz E-Mail-Adresse eingeben. An diese gehen unzustellbare E-Mails. Typ und Verknüpfung zu Ausschreibung / Geschäftsfall / Protokoll werden entweder automatisch vom System ergänzt oder Sie wählen diese aus. Beim Na­men wird standardmäßig die Bezeichnung von Ausschreibung oder Protokoll über­nom­men, Sie können den Namen aber auch ergänzen bzw. ändern.

Register Verteilen an

Das Hinzufügen von Personen und Firmen erfolgt im zweiten Register:

Hier können Sie über die Schaltflächen auf der rechten Seite den Ver­tei­ler erstellen. Sie können Personen, Firmen (Kreditoren) und Interes­sen­ten aus den jeweiligen Listen des d+ OM hinzufügen. Deren Kom­munikationsdaten werden übernommen, Sie können diese aber nach­bearbeiten, indem Sie den gewünschten Eintrag in der Liste doppelt an­klicken oder die Schaltfläche bearbeiten verwenden. Dazu wird ein neues Fenster geöffnet. Außerdem können über die Schaltfläche autom. Funktionen Funktionsträger von Arbeit, Objekt oder Projekt hinzugefügt werden. Dafür müssen in der globalen Variable GLOBAL_PROTOKOLLPROJEKT_FUNKTIONSNUMMERN die entsprechenden Funktionsnummern eingegeben werden.

Ändern Sie hier die Daten wie gewünscht. Achtung! Die geänderten Daten werden nur für diesen Dokumentverteiler verwendet und nicht in die Stammdaten übernommen. Haben sich Kommuni­ka­tionsdaten in den Stammdaten geändert, können Sie diese über die Schaltfläche Daten aktuali­sie­ren neu laden.

Klicken Sie auf den Button Manuell hinz. wird der gleiche Dialog geöffnet und Sie können die Da­ten eines Empfängers bzw. Besprechungsteilnehmers manuell eingeben.

Außerdem können Sie für Firmen so genannte Ansprechpartner hinzufügen. Dies sind Personen, die in den Firmendetails mit einer bestimmten Funktion als Funktionsträger der Firma hinterlegt sind. Die Nummer dieser Funktion muss in der globalen Variable GLOBAL_ANSPRECHPARTNER_
FUNKTIONS_NUMMER hinterlegt sein (siehe Globale Variablen). Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie im Dokumentverteiler die zuvor hinzugefügte Firma markieren und die Schaltfläche Ansprech­partner hinzufügen betätigen. Außerdem werden Sie auch bereits beim Hinzufügen einer Firma, die Ansprechpartner hat, gefragt, ob ein solcher ergänzt werden soll. Gibt es mehrere Ansprech­partner mit der definierten Funktion, müssen Sie einen aus der Liste auswählen. Dieser wird im Verteiler in der Spalte „Ansprechpartner“ angezeigt und beim Verteilen von Dokumenten wird die E-Mail-Adresse der Firma mit der des Ansprechpartners ersetzt.

Achtung: Die folgenden beiden Schaltflächen (Funktionsträger und Ausschreibung) stehen nur bei Dokumentverteilern zu Protokollen zur Verfügung.

So können Sie Funktionsträger des verknüpften Objekts bzw. Projekts als Teilnehmer bzw. Do­ku­mentempfänger hinzufügen. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche aus Funktion und wählen Sie den gewünschten Funktionsträger aus. Mehrfachmarkierung ist hier möglich, so dass Sie auch meh­rere hinzufügen können. Die Funktion der Funktionsträger wird in der Spalte „Kurzinfo“ des Verteilers angezeigt. Um Firmen aus Ausschreibungen zur Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf die entspre­chen­de Schaltfläche. Es wird die Firmenliste geöffnet und alle Firmen angezeigt, die beim zuge­ord­ne­ten Objekt an einer Ausschreibung teilgenommen und den Zuschlag erhalten haben. Dies muss in der jeweiligen Ausschreibung markiert sein (Firmenliste der Ausschreibung, Spalte „Auftrag“). Wäh­len Sie dann wie gehabt die gewünschte(n) Firma / Firmen aus.

Um einen Empfänger wieder zu entfernen, markieren Sie diesen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche löschen.

Zum Bearbeiten eines Empfängers klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Um die Daten zu aktualisieren betätigen Sie die dafür vorgesehene Schaltfläche.

Register History

In der letzten Lasche des Dialogs können Sie schließlich nachvollziehen, wie und wann Dokumente über den Verteiler versendet wurden.

Dokumente verteilen

Um Dokumente über den Dokumentverteiler zu verschicken, öffnen Sie diesen und klicken Sie links unten auf die Schaltfläche verteilen.

Für Dokumentverteiler in den Protokollen können Sie auch die Schaltfläche ver­teil­en Protokoll in der vierten Lasche (Verteiler / Teilnehmer) des Pro­to­kolldialogs verwenden. Beim Klick auf eine der beiden unteren Schaltflächen müssen Sie an­schlie­ßend eine Datei von Ihrer Festplatte oder aus dem DMS wählen, statt das Protokoll ins DMS einzu­che­cken (siehe Pro­to­kolle). Der weitere Ablauf (Auswahl der Empfänger und versenden) verläuft immer gleich.

Zunächst wird die Verteiler­liste geöffnet, in der Sie die Empfänger in der ersten Spalte durch Set­zen des grünen Häkchens markieren können. Haben Sie alle gewünschten Empfänger gekenn­zeich­net, klicken Sie auf ver­teilen in der unteren linken Ecke.

Nun ist es abhängig davon, aus welchem Modul Sie den Verteiler geöffnet haben. Da es im Vertei­ler für die Protokolle vor allem darum geht, das als Bericht erstellte Protokoll zu verteilen, wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie das bereits im DMS abgelegte Protokoll sehen und durch den E-Mail-Text ergänzen können. Möchten Sie Dokumente für eine Ausschreibung verteilen, wird zunächst ein DMS Suchfenster geöffnet, so dass Sie den Container suchen können, der das gewünschte Do­ku­ment enthält. Nach Auswahl des Containers wird das gleiche Fenster wie in Abbildung 11 ge­öff­net und Sie können einen Text ergänzen. Sind mehrere Dokumente im gewählten Container ent­hal­ten und Sie möchten nur eines verschicken, können Sie durch Klick in der Spalte „Auswahl“ die gewünschten Dokumente ausschließen.

Der E-Mail-Text kann im unteren Bereich bearbeitet werden. Für die Protokolle können Sie auch einen Standardtext einstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Administratorenhand­buch. Versenden Sie das Protokoll mit Klick auf das grüne Häkchen. Ein Fortschrittsdialog informiert Sie über die weiteren Vorgänge, die einen Mo­ment dau­ern können. Die E-Mail wird dann mit allen Anhängen im DMS abgelegt und mit den Empfängern be­schlagwortet. Außerdem wird die Kategorie hinzugefügt, die in der globalen Variable GLOBAL_DOKUMENTVERTEILER_DMS_ KATEGORIE festgelegt wurde (siehe Globale Variablen).

Mailtexte

Die Konfiguration der Mailtexte für die verschiedenen Module erfolgt über die Grundeinstellungen im Hauptmenü (Bereich Mailtexte). Für das Modul Dokumentenverteiler sind die Einträge zum Bereich Dokumentenverteiler und zu den Vorgängen PoststelleFax und PoststellePost relevant. Nähere Informationen zur Konfiguration von E-Mail-Texten finden Sie im Administratorenhand­buch.

Berechtigungen

150033 Mailtexte
Diese Berechtigung wird benötigt um die Mailtexte einzusehen und zu bearbeiten.

Globale Variablen

1850 GLOBAL_MODUL_DOKUMENTEN_VERTEILER
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob das Modul Dokumentenverteiler verwendet wird oder nicht.
= 0 (Modul wird nicht verwendet)
= 1 (Modul wird verwendet)

1670 GLOBAL_DOKUMENTVERTEILER_ERSATZ_EMAIL
Hier wird für den Dokumentenverteiler eine Ersatz-E-Mail-Adresse hinterlegt. Diese Adresse wird bei Personen, Kreditoren usw. eingetragen, die einem Dokumentenverteiler zugeordnet werden, aber keine E-Mail-Adresse haben.

1671 GLOBAL_DOKUMENTVERTEILER_EMAIL_FROM_USER
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob als Absender-Adresse die E-Mail-Adresse des Benutzers verwendet werden soll, sofern eine vorhanden ist.
= 0 (E-Mail-Adresse des Benutzers wird nicht verwendet)
= 1 (E-Mail-Adresse des Benutzers wird verwendet)

10500 GLOBAL_DOKUMENTVERTEILER_DMS_KATEGORIE
Mit dieser Variable wird festgelegt, in welcher Kategorie die gesendeten E-Mails beim Versenden über einen Dokumentenverteiler abgelegt werden sollen (z.B.: Rechtsdokumente\Vertrag).

12011 GLOBAL_PROTOKOLLPROJEKT_FUNKTIONSNUMMERN
Mit dieser Variable wird festgelegt, welche Funktionsträger der Arbeit, des Objekts oder des Projekts automatisch beim Anlegen eines ProtokollProjekts in den Verteiler eingetragen werden sollen. Mehrere Funktionsnummern können mit Beistrich getrennt eingegeben werden.

Konfigurationstabellen

Der Dokumentverteiler wird nicht über Konfigurationstabellen gesteuert.